Apie paslaugą
Notarų darbo veiklos dokumentai prisideda prie žmogaus teisių gynimo, teisės taikymo, nešališko ir vienodo bendravimo su asmenimis. Gebėjimas teikti asmenims paslaugas taip pat grindžiamas ir dokumentais bei jų prieinamumu. Dokumentų ir archyvų valdymas atlieka svarbų vaidmenį įgyvendinant ir teisės į informaciją principą.
Notaro profesinės veiklos dokumentai yra neatsiejama atliekamų funkcijų dalis, užtikrinanti įrodomumą, atskaitingumą, veiklos procesų ir sprendimų priėmimo skaidrumą.
Dokumentai ir juose užfiksuota informacija yra reikšmingas veiklos šaltinis tiek notarų biurų vidaus, tiek išorės vartotojams. Dokumentų valdymas yra laikomas įstaigos vidaus administravimo sritimi, kuri apima dokumentų, nepaisant jų formos, laikmenos ir pateikimo būdo, rengimą, tvarkymą, apskaitą ir saugojimą.
Dokumentų valdymas – tai notaro dokumentų tvarkymas pagal tam tikrą sistemą, kuri yra skirta patogiai valdyti ir saugoti dokumentus. Dokumentų valdymo tikslas – turėti galimybę visad prieiti prie turimų dokumentų, jais naudotis ir tinkamai saugoti.
Notaro biurai veikia dinamiškoje aplinkoje ir šiuo aspektu svarbu užtikrinti, kad bet kuria forma sudaryti dokumentai (popieriniai, elektroniniai, vaizdo ir garso ar kiti) būtų valdomi pagal norminamosios aplinkos, įskaitant dokumentų ir archyvų valdymo, reikalavimus, būtų prieinami ir tinkami naudoti. Todėl dokumentų valdymas, siekiant efektyvios ir atskaitingos notaro biuro veiklos, turi būti organizuojamas taip, kad būtų palaikomas veiklos tęstinumas, užtikrinama būtina atskaitomybė.
Paslaugos teikimo/vykdymo procesas
Dokumentų valdymas notarams yra tokia dokumentų valdymo funkcija, kurios metu notaro biuro turimi dokumentai yra įvertinami, suteikiama konsultacija, esant pageidavimui sudaroma neelektroninė Sistema jų valdymui, tvarkymui ir saugojimui, dokumentai taip pat tinkamai atrenkami naikinimui ir yra sudaromos dokumentų paieškos sistemos ir nuorodos.
