Dokumentų archyvavimas

Apie paslaugą

Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymas reglamentuoja valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, valstybės įgaliotų asmenų, nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų veiklos dokumentų valdymą ir naudojimą, nustato subjektų, atliekančių dokumentų ir archyvų valstybinį administravimą, kompetenciją ir uždavinius.

Šio įstatymo paskirtis yra sudaryti teisinį pagrindą, kad Jūsų įmonės dokumentai būtų efektyviai valdomi, kad būtų pagrįstas, Jūsų, kaip juridinio asmens veiklos skaidrumas ir atskaitingumas bei būtų užtikrinami susijusių asmenų teisėti interesai.

Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymas sudaro teisinį pagrindą galimybei prieiti prie valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių veiklos dokumentų, kad būtų įgyvendinta piliečių ir kitų asmenų teisė ieškoti, gauti ir skleisti informaciją, taip skatinant šių institucijų, įstaigų ir įmonių veiklos veiksmingumą ir teisėtumą, stiprinant visuomenės pasitikėjimą jomis.

Įmonės privalo savo dokumentus tvarkyti pagal numatytus LR teisės norminius aktus, pateikti susistemintus duomenis apie turimus dokumentus, juos atitinkamai saugoti ir pagal galiojančius teisės aktų reikalavimus naikinti.

Įmonė ir įmonės vadovas yra atsakingi už įmonės veiklos dokumentų efektyvų valdymą, priėjimą prie informacijos, dokumentų apsaugojimą nuo sugadinimo, praradimo, neteisėto naudojimo, pakeitimo ar sunaikinimo.

Paslaugos teikimo/vykdymo procesas

Dokumentų archyvavimas yra tokia dokumentų valdymo funkcija, kurios metu įmonės, įstaigos turimi dokumentai yra įvertinami, dokumentai yra įtraukiami į dokumentų apskaitą, tuomet dokumentai yra suarchyvuojami paruošiant juos saugojimui.

Kodėl yra svarbus dokumentų archyvavimas pagal LR dokumentų ir archyvų įstatymo, LR vyriausiojo archyvaro įsakymais ir Vyriausybės nutarimais nustatytą tvarką?

Pagal Dokumentų saugojimo terminų rodyklių sąrašą yra numatyti skirtingi terminai dokumentų saugojimui – yra tokių dokumentų, kurie privalomai saugomi nuolatinai – t.y., saugomi neribotą laiką, kiti dokumentai saugomi 100 metų, dar kiti 75 metus ir pan. Suprantant šių saugojimo terminų rimtumą, natūraliai turėtų atsirasti ir supratimas apie dokumentų archyvavimo svarbą.

Kiekviena įmonė yra atsakinga už tinkamą savo veiklos dokumentų saugojimą, tvarkymą, naikinimą.

LR institucijos turi teisę iš įmonių pareikalauti pateikti atskaitingus dokumentus, ar tai būtų susiję su apskaitos ir finansų tvarkymu ir su konfidencialių duomenų saugojimu, ar veiklos pagrindimu. Įmonė tuomet privalo pateikti oficialų dokumentą ir įrodymus, kad dokumentas yra įtrauktas į dokumentų apskaitą. Įmonė turėtų būti pasiruošusi tokiems atvejams.

Nauda/privalumai klientui