Dokumentų valdymas

Apie paslaugą

Įstaigų, įmonių, notarų ir antstolių veiklos dokumentai prisideda prie žmogaus teisių gynimo, teisės taikymo, nešališko ir vienodo bendravimo su asmenimis. Gebėjimas teikti asmenims paslaugas taip pat grindžiamas ir dokumentais bei jų prieinamumu. Dokumentų ir archyvų valdymas atlieka svarbų vaidmenį įgyvendinant ir teisės į informaciją principą.

Įstaigų veiklos dokumentai yra neatsiejama atliekamų funkcijų dalis, užtikrinanti įrodomumą, atskaitingumą, veiklos procesų ir sprendimų priėmimo skaidrumą.

Dokumentai ir juose užfiksuota informacija yra reikšmingas veiklos šaltinis tiek įmonių, notarų biurų, antstolių kontorų vidaus, tiek išorės vartotojams. Dokumentų valdymas yra laikomas įstaigos vidaus administravimo sritimi, kuri apima dokumentų, nepaisant jų formos, laikmenos ir pateikimo būdo, rengimą, tvarkymą, apskaitą ir saugojimą.

Dokumentų valdymas – tai įmonės, notaro ar antstolio dokumentų tvarkymas pagal tam tikrą sistemą, kuri yra skirta patogiai valdyti ir saugoti dokumentus. Dokumentų valdymo tikslas – turėti galimybę visad prieiti prie turimų dokumentų, jais naudotis ir tinkamai saugoti.

Įstaigos, notaro biurai, antstolio kontoros veikia dinamiškoje aplinkoje ir šiuo aspektu svarbu užtikrinti, kad bet kuria forma sudaryti dokumentai (popieriniai, elektroniniai, vaizdo ir garso ar kiti) būtų valdomi pagal norminamosios aplinkos, įskaitant dokumentų ir archyvų valdymo, reikalavimus, būtų prieinami ir tinkami naudoti. Todėl dokumentų valdymas, siekiant efektyvios ir atskaitingos įstaigos veiklos, turi būti organizuojamas taip, kad būtų palaikomas veiklos tęstinumas, užtikrinama būtina atskaitomybė.

Paslaugos teikimo/vykdymo procesas

Dokumentų valdymas yra tokia dokumentų valdymo funkcija, kurios metu įmonės, notaro biuro, antstolio kontoros turimi dokumentai yra įvertinami, suteikiama konsultacija, esant pageidavimui sudaroma neelektroninė Sistema jų valdymui, tvarkymui ir saugojimui, dokumentai taip pat tinkamai atrenkami naikinimui ir yra sudaromos dokumentų paieškos sistemos ir nuorodos.

Kodėl yra svarbu tinkamai valdyti dokumentus?

Remiantis 2011-07-04 Lietuvos Vyriausiojo Archyvaro įsakymu Nr. V-117 “Dėl dokumentų rengimo taisyklių patvirtinimo” įvairiausioms įmonėms, notarų biurams, antstolių kontoroms yra nurodomas specifiniai reikalavimai visam dokumentų valdymui. Remiantis ir kitų teisių aktų reikalavimais yra įteisinamas dokumentų veiklos tęstinumo užtikrinimas, įmonės atskaitomybės ribos. Kiekviena įmonė, biuras ar kontora privalo turėti savo dokumentų valdymo sistemą, tiek norint palengvinti dokumentų naudojimą ir darbą su dokumentais savo darbuotojams, tiek stengiantis atitikti visus įmonėms, įstaigoms, biurams ir kontoroms keliamus dokumentų valdymo reikalavimus.

Nauda/privalumai klientui