Dokumentų naikinimas notarams

Apie paslaugą

Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 2007-09-17 įsakymu Nr. 1R-360, “Dėl Notaro profesinės veiklos dokumentų tvarkymo, saugojimo ir perdavimo taisyklių patvirtinimo”,kuris numato Notaro profesinės veiklos dokumentų tvarkymo, saugojimo ir perdavimo taisykles (toliau – Taisyklės) notarams yra nustatyta speciali dokumentų naikinimo tvarka.

Notarai privalo savo profesinės veiklos metu sudarytus ir gautus dokumentus naikinti praėjus dokumentacijos plane nurodytam dokumentų saugojimo terminui.

Taisyklėse numatoma, kad už notaro dokumentų ir su notaro profesine veikla susijusių dokumentų ir duomenų, taip pat tų, kurie tvarkomi informacinėje sistemoje „E. notaras“, tvarkymą, apskaitą ir sunaikinimą atsako notaras.

Notaro dokumentai ir su notaro profesine veikla susiję duomenys tvarkomi, įtraukiami į apskaitą, saugomi ir sunaikinami laikantis Taisyklėse nustatytos tvarkos ir vadovaujantis Lietuvos vyriausiojo archyvaro nustatomais bendraisiais dokumentų tvarkymo, apskaitos ir saugojimo reikalavimais, išskyrus reikalavimą bylų apyrašų sąrašą suderinti su Dokumentų ir archyvų įstatyme nurodytais subjektais.

Pasibaigus dokumentacijos plane nustatytam bylos saugojimo terminui, notarams reikia atlikti notaro dokumentų vertės ekspertizę ir priimti sprendimą dėl tolesnio jų saugojimo ar sunaikinimo Lietuvos vyriausiojo archyvaro nustatyta tvarka.

Paslaugos teikimo/vykdymo procesas

Dokumentų naikinimas yra tokia dokumentų valdymo funkcija, kurios metu notaro biuro turimi dokumentai yra įvertinami, atrenkami naikinimui ir sunaikinami pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro nustatytą tvarką.

Kodėl yra svarbu tinkamai sunaikinti dokumentus?

Lietuvos Notarai yra atskaitingi už profesinės veiklos metu patvirtintus dokumentus. Remiantis Lietuvos Respublikos Teisingumo ministro 2012-10-15 įsakymu Nr. 1R-255 „Dėl Notaro dokumentų tvarkymo taisyklių patvirtinimo“ 30 p. kiekvienas notaras Lietuvos Notarų rūmams turi pateikti dokumentų apyrašus suderinimui už praėjusius metus, ne vėliau kaip per dvejus metus nuo bylų užbaigimo.

Notarai eidami savo pareigas sudaro daugybę dokumentų – net keliasdešimt tūkstančių per metus.

Visi notaro sudaryti dokumentai yra konfidencialūs ir po tam tikro saugojimo laiko turi būti tinkamai sunaikinti. Vertinant notaro veiklą iš ekonominės pusės – visų šių dokumentų saugojimas turi savo kaštus, dokumentai yra saugomi notarų biurų patalpose arba saugyklose – Lietuvos Notarų rūmų archyve. Siekiant, kad būtų išsaugoma tik pati svarbiausia informacija notarai reguliariai turi įvertinti savo archyvą ir atlikti dokumentų naikinimą.

Nauda/privalumai klientui