Apie paslaugą
Lietuvos Respublikos notariato įstatymo 151 str. numato, kad notaro profesinės veiklos metu sudarytų dokumentų archyvas yra Lietuvos archyvų fondo dalis, kuris turi būti saugomas notaro biuro patalpose arba Notarų rūmų archyve.
Notarams taip pat galioja ir Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymas, kuris reglamentuoja veiklos dokumentų valdymą ir naudojimą, nustato subjektų, atliekančių dokumentų ir archyvų valstybinį administravimą, kompetenciją ir uždavinius.
Įstatymuose yra įtvirtinta notarų pareiga atsakyti už savo veiklos metu sudarytų dokumentų tvarkymą, saugojimą ir naudojimą.
Taip pat, notarai turi pareigą pasibaigus jų, kaip notaro įgaliojimams arba sustabdžius jų, kaip notaro įgaliojimus, notaro veiklos metu sudarytus dokumentus tinkamai perduoti Lietuvos Notarų rūmams saugoti ir naudoti.
Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 2007-09-17 įsakymas Nr. 1R-360, “Dėl Notaro profesinės veiklos dokumentų tvarkymo, saugojimo ir perdavimo taisyklių patvirtinimo” numato, kad Notaro dokumentai ir su notaro profesine veikla susiję duomenys tvarkomi, įtraukiami į apskaitą, saugomi ir sunaikinami laikantis Taisyklėse nustatytos tvarkos ir vadovaujantis Lietuvos vyriausiojo archyvaro nustatomais bendraisiais dokumentų tvarkymo, apskaitos ir saugojimo reikalavimais, išskyrus reikalavimą bylų apyrašų sąrašą suderinti su Dokumentų ir archyvų įstatyme nurodytais subjektais. Bylų apyrašai, dokumentacijos planas, jo papildymų sąrašas ir dokumentų naikinimo aktai derinami su Lietuvos notarų rūmais, Lietuvos notarų rūmų dokumentų ekspertų komisija.
Lietuvos notarai privalo savo dokumentus tvarkyti pagal numatytus LR teisės norminius aktus, pateikti susistemintus duomenis apie turimus dokumentus, juos atitinkamai saugoti ir pagal galiojančius teisės aktų reikalavimus naikinti.
Notarai yra atsakingi už veiklos dokumentų efektyvų valdymą, priėjimą prie informacijos, dokumentų apsaugojimą nuo sugadinimo, praradimo, neteisėto naudojimo, pakeitimo ar sunaikinimo.
Paslaugos teikimo/vykdymo procesas
Dokumentų tvarkymas įgaliojimus baigiantiems notarams yra tokia dokumentų tvarkymo paslauga, kurios metu notaro biuro turimi dokumentai yra įvertinami, susisteminami, dokumentai yra įtraukiami į dokumentų apskaitą ir paruošiami perdavimui Notarų rūmų archyvui.
