Dokumentų archyvo įvertinimas – Dokumentų archyvo padėties įvertinimas notarams

Apie paslaugą

Lietuvos Respublikos notariato įstatymo 151 str. numato, kad notaro profesinės veiklos metu sudarytų dokumentų archyvas yra Lietuvos archyvų fondo dalis, kuris turi būti saugomas notaro biuro patalpose arba Notarų rūmų archyve.

Notarams taip pat galioja ir Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymas, kuris reglamentuoja veiklos dokumentų valdymą ir naudojimą, nustato subjektų, atliekančių dokumentų ir archyvų valstybinį administravimą, kompetenciją ir uždavinius.

Įstatymuose yra įtvirtinta notarų pareiga atsakyti už savo veiklos metu sudarytų dokumentų tvarkymą, saugojimą ir naudojimą.

Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 2007-09-17 įsakymas Nr. 1R-360, “Dėl Notaro profesinės veiklos dokumentų tvarkymo, saugojimo ir perdavimo taisyklių patvirtinimo” numato, kad Notaro dokumentai ir su notaro profesine veikla susiję duomenys tvarkomi, įtraukiami į apskaitą, saugomi ir sunaikinami laikantis Taisyklėse nustatytos tvarkos ir vadovaujantis Lietuvos vyriausiojo archyvaro nustatomais bendraisiais dokumentų tvarkymo, apskaitos ir saugojimo reikalavimais, išskyrus reikalavimą bylų apyrašų sąrašą suderinti su Dokumentų ir archyvų įstatyme nurodytais subjektais.

Notaro biure kiekvienais metais yra sudaroma tūkstančiai dokumentų, nekalbant apie tai, kokiu kiekiu dokumentų yra remiamasi tvirtinant minėtus dokumentus. Notaras siekiantis, kad jo biure esantys dokumentai būtų tvarkomi teisingai privalo peržiūrėti dokumentų būklę, apžvelgti ir pagal galiojančius teisės aktus įvertinti ar dokumentai yra tvarkomi pagal nurodytus bylų indeksus, ar tinkamai saugomi.

Lietuvos notarai privalo savo dokumentus tvarkyti pagal numatytus LR teisės norminius aktus, pateikti susistemintus duomenis apie turimus dokumentus, juos atitinkamai saugoti ir pagal galiojančius teisės aktų reikalavimus naikinti.

Paslaugos teikimo/vykdymo procesas

Dokumentų archyvo įvertinimas yra tokia dokumentų valdymo funkcija, kurios metu Modernaus archyvo profesionalai įvertins biuro turimus dokumentus, jų būklę, įvertins ar dokumentai yra tinkamai tvarkomi, įvertins paveldėjimo bylas, dokumentų sisteminimą, pasiūlys ir nurodys ką reikėtų keisti, kaip ir kokias klaidas ištaisyti tvarkant biuro dokumentus.

Kodėl yra svarbus tinkamai tvarkyti notarinius dokumentus?

Notarai yra atskaitingi už profesinės veiklos metu patvirtintus dokumentus. Remiantis Lietuvos Respublikos Teisingumo ministro 2012-10-15 įsakymu Nr. 1R-255 „Dėl Notaro dokumentų tvarkymo taisyklių patvirtinimo“ 30 p. kiekvienas notaras Lietuvos Notarų rūmams turi pateikti dokumentų apyrašus suderinimui už praėjusius metus, ne vėliau kaip per dvejus metus nuo bylų užbaigimo.

Tokiu atveju, kai dokumentai yra tinkamai sutvarkyti ir apskaityti tiek Notarų rūmai, tiek Notarai ar kiti suinteresuoti asmenys, iškilus būtinybei turi tinkamą galimybę prieiti prie notarinių dokumentų, net jei ir notaras, kuris patvirtino dokumentą yra baigęs savo įgaliojimus.

Nauda/privalumai klientui