Dokumentų archyvavimas notarams

Apie paslaugą

Lietuvos Respublikos notariato įstatymo 15¹ str. numato, kad notaro profesinės veiklos metu sudarytų dokumentų archyvas yra Lietuvos archyvų fondo dalis, kuris turi būti saugomas notaro biuro patalpose arba Notarų rūmų archyve.

Įstatymuose yra įtvirtinta notarų pareiga atsakyti už savo veiklos metu sudarytų dokumentų tvarkymą, saugojimą ir naudojimą.

Taip pat, notarai turi pareigą pasibaigus jų, kaip notaro įgaliojimams arba sustabdžius jų, kaip notaro įgaliojimus, notaro veiklos metu sudarytus dokumentus tinkamai perduoti Lietuvos Notarų rūmams saugoti ir naudoti.

Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 2007-09-17 įsakymas Nr. 1R-360, “Dėl Notaro profesinės veiklos dokumentų tvarkymo, saugojimo ir perdavimo taisyklių patvirtinimo” numato, kad Notaro dokumentai ir su notaro profesine veikla susiję duomenys tvarkomi, įtraukiami į apskaitą, saugomi ir sunaikinami laikantis Taisyklėse nustatytos tvarkos ir vadovaujantis Lietuvos vyriausiojo archyvaro nustatomais bendraisiais dokumentų tvarkymo, apskaitos ir saugojimo reikalavimais, išskyrus reikalavimą bylų apyrašų sąrašą suderinti su Dokumentų ir archyvų įstatyme nurodytais subjektais. Bylų apyrašai, dokumentacijos planas, jo papildymų sąrašas ir dokumentų naikinimo aktai derinami su Lietuvos notarų rūmais, Lietuvos notarų rūmų dokumentų ekspertų komisija.

Lietuvos notarai privalo savo dokumentus tvarkyti pagal numatytus LR teisės norminius aktus, pateikti susistemintus duomenis apie turimus dokumentus, juos atitinkamai saugoti ir pagal galiojančius teisės aktų reikalavimus naikinti.

Notarai yra atsakingi už veiklos dokumentų efektyvų valdymą, priėjimą prie informacijos, dokumentų apsaugojimą nuo sugadinimo, praradimo, neteisėto naudojimo, pakeitimo ar sunaikinimo.

Paslaugos teikimo/vykdymo procesas

Dokumentų archyvavimas yra tokia dokumentų valdymo funkcija, kurios metu notaro biuro turimi dokumentai yra įvertinami, jeigu reikia – sudaromas dokumentacijos planas, dokumentai yra įtraukiami į dokumentų apskaitą, tuomet dokumentai yra suarchyvuojami.

Kodėl yra svarbu tinkamai tvarkyti notarinius dokumentus?

Notarai yra atskaitingi už profesinės veiklos metu patvirtintus dokumentus. Remiantis Lietuvos Respublikos Teisingumo ministro 2012-10-15 įsakymu Nr. 1R-255 „Dėl Notaro dokumentų tvarkymo taisyklių patvirtinimo“ 30 p. kiekvienas notaras Lietuvos Notarų rūmams turi pateikti dokumentų apyrašus suderinimui už praėjusius metus, ne vėliau kaip per dvejus metus nuo bylų užbaigimo.

Norint pateikti tinkamai paruoštus apyrašus pirmiausia notariniai dokumentai turi būti tinkamai sutvarkyti ir aprašyti, suarchyvuoti, tai reiškia, kad dokumentai turi būti sutvarkyti pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro nustatytus bendruosius dokumentų tvarkymo ir apskaitos reikalavimus, taip pat pagal reikalavimus išdėstytus Lietuvos Respublikos Teisingumo ministro 2012-10-15 įsakyme Nr. 1R-255 „Dėl Notaro dokumentų tvarkymo taisyklių patvirtinimo“.

Tokiu atveju, kai dokumentai yra tinkamai sutvarkyti ir apskaityti tiek Notarų rūmai, tiek Notarai ar kiti suinteresuoti asmenys, iškilus būtinybei turi tinkamą galimybę prieiti prie notarinių dokumentų, net jei ir notaras, kuris patvirtino dokumentą yra baigęs savo įgaliojimus.

Nauda/privalumai klientui