Dokumentų valdymas antstoliams

Apie paslaugą

Dokumentų ir archyvų valdymas atlieka svarbų vaidmenį įgyvendinant ir teisės į informaciją principą

Antstolio profesinės veiklos dokumentai yra neatsiejama atliekamų funkcijų dalis, užtikrinanti įrodomumą, atskaitingumą, veiklos procesų ir sprendimų priėmimo skaidrumą. Dokumentai ir juose užfiksuota informacija yra reikšmingas veiklos šaltinis.

Dokumentų valdymas yra laikomas įstaigos vidaus administravimo sritimi, kuri apima dokumentų, nepaisant jų formos, laikmenos ir pateikimo būdo, rengimą, tvarkymą, apskaitą ir saugojimą.

Dokumentų valdymas – tai antstolio dokumentų tvarkymas pagal tam tikrą sistemą, kuri yra skirta patogiai valdyti ir saugoti dokumentus. Dokumentų valdymo tikslas – turėti galimybę visad prieiti prie turimų dokumentų, jais naudotis ir tinkamai saugoti.

Antstolių kontoros veikia dinamiškoje aplinkoje ir šiuo aspektu svarbu užtikrinti, kad bet kuria forma sudaryti dokumentai (popieriniai, elektroniniai, vaizdo ir garso ar kiti) būtų valdomi pagal norminamosios aplinkos, įskaitant dokumentų ir archyvų valdymo, reikalavimus, būtų prieinami ir tinkami naudoti. Todėl dokumentų valdymas, siekiant efektyvios ir atskaitingos antstolio kontoros veiklos, turi būti organizuojamas taip, kad būtų palaikomas veiklos tęstinumas, užtikrinama būtina atskaitomybė

Paslaugos teikimo/vykdymo procesas

Dokumentų valdymas antstoliams yra tokia dokumentų valdymo funkcija, kurios metu antstolio kontoros turimi dokumentai yra įvertinami, suteikiama profesionali konsultacija, esant pageidavimui sudaroma neelektroninė Sistema jų valdymui, tvarkymui ir saugojimui, dokumentai taip pat tinkamai atrenkami naikinimui ir yra sudaromos dokumentų paieškos sistemos ir nuorodos.

Kodėl yra svarbus tinkamai tvarkyti anstolio dokumentus?

Anstoliai yra atskaitingi už profesinės veiklos metu patvirtintus dokumentus.

Norint turėti tinkamai paruoštus apyrašus pirmiausia antstolio dokumentai turi būti tinkamai sutvarkyti ir aprašyti, suarchyvuoti, tai reiškia, kad dokumentai turi būti sutvarkyti pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro nustatytus bendruosius dokumentų tvarkymo ir apskaitos reikalavimus, taip pat pagal reikalavimus išdėstytus Lietuvos Respublikos Teisingumo ministro 2009-05-09 įsakyme “Dėl antstolio veiklos dokumentų tvarkymo ir saugojimo taisyklių patvirtinimo” Nr. 1R-140.

Tokiu atveju, kai dokumentai yra tinkamai sutvarkyti ir apskaityti tiek Antstolių rūmai, tiek Antstoliai ar kiti suinteresuoti asmenys, iškilus būtinybei turi tinkamą galimybę prieiti prie antstolio dokumentų, net jei ir antstolis, kuris patvirtino dokumentą yra baigęs savo įgaliojimus.

Nauda/privalumai klientui