Notarinių dokumentų tvarkymui yra keliami be galo griežti reikalavimai. Būtent fiziniam notarinių dokumentų archyvavimui ir reikalingas efektyvus organizavimas ir apgalvota metodika, paremta tvirtais ištekliais. Tam reikia profesionalų, kurie padėtų Jums sukurti ir įgyvendinti Jūsų fizinius dokumentų valdymo ir archyvavimo procesus.
1 priežastis – Nuolatinis dokumentų tvarkymas teikia ramybę
Notarai ir notarų padėjėjai neturi pakankamai laiko sutvarkyti visų biuro dokumentų.
Dažniausiai notaro padėjėjas yra užsiėmęs sutarčių rengimu, klientų priėmimu ir biuro administravimu, susitelkęs registrų pildymu, o mažiausiai fizinių įrašų archyvavimu.
Daugybę procesų skaitmetizuojant, įdiegiant daug naujų inovatyvių paslaugų, pereinant į elektroninę erdvę, pasitelkiant eNotaras sistemą, notarai vis tiek neišvengia popierinių dokumentų ir jų fizinio archyvavimo. Pažymėtina, kad nuotolinės notarų paslaugos suteikia galimybes klientui paslaugas gauti greičiau ir patogiau. Taip pat, žinoma, eNotaras Sistema palengvino kasdienį notarų darbą, perkeliant notarinį registrą į elektroninę laikmeną, tačiau paradoksas toks, kad registrą po metų vis tiek reikia atspausdinti ir saugoti fiziškai, kaip ir senuosius juodų viršelių notarinius registrus, o klientai ir toliau pasirašinėja popierines sutartis ir dokumentus.
Kasdien notaro biure yra sudaroma keliasdešimt įvairiausių sutarčių, užvedama paveldėjimo bylų ir siunčiama, bei gaunama daugybę dokumentų. Ir visi šie minėti dokumentai yra popieriniai ir fiziniai. Taip pat, visa ši informacija yra be galio konfidenciali ir jai yra taikomi aukščiausi konfidencialumo standartai. Kad kasdieniai procesai praeitų sklandžiai reikia tinkamos dokumentų valdymo sistemos ir žinių, patirties. Jūs paklausite, bet kaip jos gauti, iš kur sužinoti, kad ji tinkama?
Vienas iš notaro ramybės garantų yra nuolatines fizines dokumentų valdymo užsakomosios paslaugos. Nuolatinis notarinių dokumentų tvarkymas leidžia ne tik, kad sutaupyti biuro darbuotojų laiką, biuro vietą, bet leidžia ir padidinti biuro efektyvumą, kartu paslaugom išliekant visiškai saugioms. Tinkamai sutvarkyti ir apskaityti dokumentai gali būti perduodami saugoti archyvams, kur šie dokumentai tinkamai saugomi tiek, kiek reikalauja įstatymas.
Juk notarai, ir notarų padėjėjai turi begales atsakomybių, kurios gula ant jų pečių, daugybę ypatingo dėmesio reikalaujančių darbų.
2 priežastis –Nuolatinio dokumentų valdymo metu įdiegiama dokumentų valdymo Sistema Jūsų biurui
Į nuolatinį dokumentų tvarkymą reiktų žvelgti taip, lyg į ilgalaikę investiciją Jūsų biurui. Juk notariniai dokumentai niekada nesibaigs ir jų niekada nesumažės, todėl nereiktų delsti dėl jų tvarkymo. Notarai susirūpinę savo dokumentų būklę gali kreiptis į licencijuotą dokumentų tvarkytoją dėl konsultacijos, kad būtų įvertinta dokumentų ir jų valdymo biure būklė. Kreipiantis į licencijuotą, profesionalų dokumentų tvarkytoją – ar tai būtų vienas specialistas, ar jų komanda, Notarai gali ramiai atsipūsti ir palikti darbą atlikti patikimoms rankoms.
Suprantama, kad Notaro profesija yra viena iš rimčiausiai ir griežčiausiai reguliuojamų ir reglamentuojamų teisinių profesijų, darbo metu susiduriama su daugybę biurokratinių kabliukų ir niuansų, reikalaujančių atidaus dėmesio. Notarai yra valstybės įgalioti asmenys ir atlieka valstybės funkcijas. Tai argi juk nesinorėtų susitelkti tik į sutarčių skaitymą ir bendravimą su klientais, o ne išmanyti fizinį dokumentų valdymą nuo A iki Z? Taip, žinoma Notaras privalo išmanyti notarinių dokumentų valdymą ir archyvavimo tvarką, bet juk visada yra ramiau ir smagiau kai tuo rūpinasi profesionalai.
3 priežastis – Nuotoliniai dokumentai = popieriniai dokumentai, kuriuos vis tiek reikia tinkamai tvarkyti
Nuo 2021 metų liepos 1 d. atsiradus galimybei notarams atlikti notarinius veiksmus elektroninėje erdvėje, vis daugiau paslaugų atliekama nuotoliniu būdu. Kaip notarui nepasimesti dokumentų daugybėje?
Šiuo metu notarai nuotoliniu būdu gali atlikti daugumą notarinių veiksmų. Per nuotolį galima tvirtinti nekilnojamojo turto, vertybinių popierių perleidimo sandorius, vedybų sutartis, hipotekos ir įkeitimo sandorius, paveldėjimo teisės liudijimo išdavimą ir pan. Net ir atsiradus nuotolinių paslaugų galimybei, notarai visais atvejais privalo užtikrinti kliento teisėtų interesų apsaugą taip pat kaip ir tiesiogiai su juo susitikę – įsitikinti asmens tapatybe, išsiaiškinti valią, atliekamų notarinių veiksmų pasekmes ir kt. Nuotoliniu būdu atliekamiems notariniams veiksmams taikomi visi Notariato įstatymo ir kitų teisės aktų nustatyti reikalavimai.
Notarai tvirtindami sandori turi surinkti visus reikiamus dokumentus teisiniam pagrindui, o tam yra daromos dokumentų kopijos, kurios yra pridedamos prie dokumentų originalų.
Sudaryti notarų elektroniniai dokumentai prilygsta notarų išduotiems popieriniams dokumentams. Šie duomenys yra perduodami valstybės registrams ir informacinėms sistemoms. Kiekvieno notarinio veiksmo metu yra išduodami dokumentai klientams ir vienas egzempliorius lieka notaro biure.
Tai reiškia, kad bet kokiu atveju elektroniniu būdu sudarytų dokumentų originalai turi būti atspausdinti ir tinkamai saugomi pagal dokumentų saugojimo rodyklę. Kas reiškia, kad bet kokiu atveju reikia atsakingo asmens ar kvalifikuotų profesionalų, kurie šiuos dokumentus tvarkytų ir prižiūrėtų.
4 priežastis – Dokumentų valdymo metu užtikrinamas dokumentų atsekamumas ir saugumas
Dažnas atvejis, kai notarams ir notarų padėjėjams tenka ieškoti senų sutarčių ir dokumentų, paveldėjimo bylų. Būna atvejų, kai klientai pameta savo dokumentų egzempliorius, arba tam tikros valstybinės institucijos atliekančios tyrimus prašo dokumentų dublikatų, tuomet notarai ir notarų padėjėjai turi kelti registrus, teikti užklausas į archyvus.
Asmens duomenys notaro biure renkami ir tvarkomi, vadovaujantis 2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentu (ES) 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo ir kuriuo panaikinama Direktyva 95/46/EB (Bendruoju duomenų apsaugos reglamentu), Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymu ir kitais teisės aktais, reglamentuojančiais asmens duomenų tvarkymą ir apsaugą, taip pat Asmens duomenų tvarkymo notarų biuruose taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos notarų rūmų prezidiumo nutarimu.
Asmens duomenys notaro biure renkami ir tvarkomi, siekiant atlikti Notariato įstatyme ir kituose teisės aktuose nustatytas viešojo pobūdžio funkcijas, užtikrinančias, kad teisiniuose santykiuose nebūtų neteisėtų sandorių ir dokumentų. Asmens duomenys notaro biure taip pat renkami ir tvarkomi notaro biuro vidaus administravimo tikslais, esant teisinei, sutartinei prievolei ir siekiant teisėtų notaro biuro interesų.
Rinkdamas ir tvarkydamas asmens duomenis notaras ir notaro padėjėjai laikosi nustatytų konfidencialumo ir saugumo reikalavimų. Asmens duomenys notaro biure renkami ir tvarkomi juos gaunant tiesiogiai iš asmens, oficialiai užklausiant reikalingą informaciją tvarkančių ir turinčių teisę ją teikti subjektų arba sutarčių bei teisės aktų pagrindu prisijungus prie atskirus duomenis kaupiančių duomenų bazių, valstybės registrų bei informacinių sistemų. Todėl siekiant apsaugoti šių dokumentų saugumą reikia tinkamai juos nuolat archyvuoti ir tvarkyti. Šių dokumentų tvarkymui yra keliami atskaitomybės reikalavimai – ne vėliau, kaip kas 2 metus pateikti apyrašus suderinimui Dokumentų ekspertų komisijai. Notarų biuras turi būti tam pasiruošęs.
Asmens duomenys notaro biure saugomi tiek laiko, kiek pagal įstatymus ar kitus teisės aktus turi būti saugomi dokumentai, kuriuose šie duomenys yra nurodyti.
Vienas iš profesionalaus dokumentų tvarkytojo paslaugų teikimo pliusų yra tas, kad darbo procesai garantuoja visišką Jūsų fizinių įrašų atsekamumą. Įrašų tvarkymas ir saugojimas yra savarankiška profesija, kuriai reikalingi specialūs įgūdžiai ir kompetencija, įskaitant archyvų, organizacinių, logistikos, IT, reguliavimo ar nekilnojamojo turto srityse.
Taip pat, kitas iš daugelio pliusų yra, kad tokios dokumentų archyvavimo paslaugos metu, yra valdomas Jūsų įrašų archyvo gyvavimo ciklas nuo sukūrimo ir saugojimo iki sunaikinimo. „Iki rakto“ sprendimas, kuris bus naudingas jūsų verslui.
5 priežastis – Nuolatinio dokumentų valdymo metu gaunate profesionales konsultacijas
Visų pirma, notarų biurų patalpoms yra keliami specifiniai reikalavimai. Kaip žinoti kokie ir ar Jūsų biuras atitinka šiuos reikalavimus ir ar tarnybinio veiklos patikrinimo metu Jūsų biuras bus be priekaištų?
Taip pat, patikrinimų metu yra tikrinamos Jūsų sutartys atitikimui įstatymų reikalavimams, kaip būti ramiam, kad viskas praeis sklandžiai? Patikrinimų metu yra keliamos sutartys ir notariniai registrai, peržiūrint ar dokumentai yra tinkamai tvarkomi ir apskaitomi, ar nėra klaidų?
Kaip galite pasitikrinti ar Jūsų biuro dokumentai saugomi atitinkant visas keliamas taisykles?
Keletas patarimų Jums – Vienas svarbiausių aspektų tai yra dokumentų laikymo būdas, įrašų saugojimas ant metalinių lentynų yra vienas iš būdų, tačiau Jūs būtinai turite pasirūpinti, kad dokumentai būtų lengvai aptinkami, bet tuo pačiu apsaugoti nuo įsibrovimo ir gaisro. Įsirengiant dokumentų saugyklą savo patalpose turite pasirūpinti reguliariu patalpų vėdinimu, kad patalpose nebūtų pelėsio ir dokumentai būtų laikomi sausai, privalote pasirūpinti, kad patalpose nebūtų kenkėjų, įsitikinkite, kad Jūsų apsaugos įrenginius patikrino akredituotos įmonės. Konfidencialumas – vienas iš pagrindinių Notaro darbo etikos pagrindų, Jūsų darbo patalpos turi užtikrinti klientų įrašų anonimiškumą.
Dalinamės savo žiniomis su Jumis – notarų biuro patalpos turi būti tinkamos priimti klientus, saugios saugoti dokumentus ir informaciją, kaip jau visi žinote Notaro biuro patalpose turi būti sudarytos sąlygos kultūringai aptarnauti gyventojus ir užtikrinti notarinių veiksmų paslapties išsaugojimą. Svarbiausia – garantuotas saugumas.
Būtina paminėti, kad dėl tinkamo dokumentų saugojimo Notaro biure turi būti šios izoliuotos patalpos: notaro kabinetas fizinių asmenų ir juridinių asmenų atstovų priėmimui (jeigu notarų biure dirba du ir daugiau notarų, kiekvienas jų privalo turėti atskirą kabinetą), biuro personalo darbo kabinetas, laukiamasis, archyvo saugojimo patalpa.
Taip, pat Notaro biuro patalpos privalo atitikti priešgaisrinės apsaugos, higienos, nekilnojamųjų kultūros vertybių apsaugos reikalavimus; biuro patalpose turi būti įrengta priešgaisrinė ir apsaugos signalizacijos. Ir neskaitant visos reikiamos kompiuterinės įrangos Notaro biure privalo būti dokumentų naikinimo aparatas; nedegama spinta arba seifas, arba seifinės archyvo durys patalpų kuriose yra laikomi dokumentai.
6 priežastis- Jūsų apyrašai bus tinkamai ir laiku pateikti Notarų rūmų Dokumentų ekspertų komisijai
Daugybė dokumentų, daugybė atsakomybių, daugybė skambučių ir klientų – įprasta diena Notaro biure. Nuolatinis dokumentų archyvavimas – puikus pasirinkimas Notarui, siūlantis automatinį arba pusiau automatinį dokumentų valdymą ir galimybę statistiškai analizuoti, ar visi duomenys sutampa sutampa su turimais dokumentais, ar dokumentai yra tvarkomi teisingai.
Kadangi visi Notaro biuro dokumentai privalo būti tvarkomi pagal tam tikrus bylų indeksus ir skirstomi pagal saugojimo terminus, šiuos dokumentus reikia atrinkti, sugrūpuoti, susisteminti ir suarchyvuoti, paruošti juos saugojimui ir perdavimui į archyvą, tam būtina turėti ir suderinti su Notarų rūmų Dokumentų ekspertų komisija.
Dokumentų apyrašų teikimas taip pat turi savo specifiką, turite būti suarchyvavę visus dokumentus, pasiruošę juos pateikti saugojimui, turėti sistemą, kaip tinkamai visus apyrašus paruošite – šis darbas reikalauja daug laiko ir kantrybės.
Dokumentų archyvavimas – tai saugus dokumentų, įrašų ir informacijos išsaugojimas ir saugojimas, o tam reikalingos specifinės archyvavimo žinios, siekiant suvaldyti didžiulę kasmet biuro sugeneruojamų dokumentų apimtį.
7 priežastis – Lengva prieiga prie dokumentų
Fizinis arba skaitmeninis įrašų valdymas: kaip pasirinkti? Tinkamai tvarkant dokumentus galite be vargo turėti abu – Jūs turėtumėte lengvą prieigą prie apyrašų ir galėtumėte rasti bet kurį dokumentą pagal rodyklę, specifinius indeksus, arba galėtumėte palikti šią užduotį profesionalams. Personalizuoti prieigos lygiai Jūsų darbuotojams ir Jums, pagal Jūsų poreikius.
Dokumentų tvarkytojas gali užtikrinti supaprastintus procesus, lengvą prieigą ir Jūsų įrašų saugumą
Perdavimas ir tvarkymas – patogiausia dokumentus sutvarkyti ir perduoti saugoti Notarų rūmų archyvui. Greitas dokumentų perdavimas, pritaikytas Jūsų poreikiams ir darbo eigoms. Iškilus būtinybei dokumentų tvarkytojas gali už Jus suformuoti Dokumento užklausos formą Archyvų sistemoms ir užtikrinti fizinį arba skaitmeninį dokumentų pristatymą.
Tai puikus logistikos ir žmogiškųjų išteklių derinimas pagal Jūsų patalpas ir poreikius. Taip pat, rūšiavimas, inventorizavimas ir įrašų ar bylų pakavimas į archyvines dėžes, klasifikavimas pagal apibrėžtą klasifikavimo matricą, unikalus bylos numerio paskirstymas kiekvienam įrašui, integracija į duomenų bazę, kompiuterinės prieigos prie inventoriaus įjungimas – puikūs būdai lengvai rasti dokumentus.
8 priežastis – Dokumentai yra tinkamai sunaikinami
Pasitelkdami dokumentų nuolatinį archyvavimą Jūs ne tik žinosite, kokius dokumentus turite biure, bet sekdami jų judėjimą ir tvarką žinosite kokius dokumentus jau reikia sunaikinti.
Kaip galite pasitikrinti ar Jūsų biuro dokumentai naikinami atitinkant visas keliamas taisykles?
Konfidencialių įrašų naikinimas susijęs su dokumentais, kurių teisinis saugojimo terminas pasibaigęs, arba su konfidencialiais įrašais, kuriuos reikia sunaikinti. Siūlomi įvairūs sprendimai: dokumentus naikinti patiems, dokumentų naikinimą patikėti profesionalams, arba dokumentus naikinti su profesionalo konsultacija. Bet visų pirma dokumentų naikinimui reikia paruošti, tai reiškia: paruošti įstatymus atitinkanti dokumentų naikinimo aktą ir gauti įgaliotų asmenų leidimą sunaikinti dokumentus. Turite įsitikinti, kad Jūsų paruoštas dokumentų naikinimo aktas yra tinkamas, ir dokumentai naikinimui atrinkti teisingai.
Kitas aspektas – Dokumentų negalima tiesiog išmesti, juos reikia sunaikinti specialiais dokumentų naikinimo aparatais taip, kad dokumentų negalima būtų atkurti. Dažniausiai biurai turi nedidelius neprofesionalius dokumentų naikinimo aparatus, kuriais vienu metu galima naikinti daugiausiai iki 10 lapų ir kurių šiukšlių talpa yra iki 3 litrų. Na galite paskaičiuoti kiek galėtų užtrukti dokumentų naikinimas? Siaubą kelia ne tik mintis apie tai kiek kartų reiktų tuštinti naikinimo aparatą, bet ir mintis apie nesuskaičiuojamą kiekį dulkių naikinant dokumentus. Taip pat, ir patys notaro padėjėjai nedega noru sėdėti ir naikinti kalnus dokumentų.
Vienas iš patarimų – naikinimui nepalikti kalnus juodraščių – juos sunaikinti iškarto savo mažu dokumentų naikinimo aparatu, o dokumentus, kurie yra įtraukiami į dokumentų naikinimo aktą palikti naikinti profesionalams su daug didesniais automatiniais dokumentų naikinimo aparatais, pritaikytais naikinti net iki 300 lapų per kartą.
Labai svarbu pasirūpinti saugiu ir konfidencialiu Jūsų įrašų šalinimu.
Perduodami savo įrašų tvarkymą į išorę, arba gaudami profesionalių patarimų iš išorės, notarai gali sutelkti dėmesį į savo pagrindinę veiklą ir sutaupyti laiko bei pinigų tvarkydami savo įrašus.Taigi, dokumentų valdymas apima ne tik dokumentų tvarkymą, bet ir jų sisteminimą, priežiūrą, archyvavimą, aprašymą, paruošimą saugojimui ir naikinimą. Taip pat, tinkamas dokumentų tvarkymas daro įtaką ir dokumentų paieškai ir kasdieniai biuro veiklai. Turint tinkamą dokumentų tvarkymo sistemą ir tvarkant dokumentus nuolatinai, galima ramiai skaityti anekdotų knygeles ir mėgautis ramiu miegu.