5 lengvi patarimai, kurie padės Jums įsivertinti turimų dokumentų tvarkymo būklę:
1 patarimas
Įvertinkite dokumentus už praėjusius metus
Antstolis – tai valstybės įgaliotas asmuo, kuriam valstybė suteikia vykdomųjų dokumentų vykdymo, faktinių aplinkybių konstatavimo, dokumentų perdavimo ir kitas įstatymų nustatytas funkcijas. Antstolis dirba pasitelkdamas dokumentus ir šiame darbe yra daugybė saugiklių, kurie užtikrina dokumento keliavimo kelia nuo jo sukūrimo iki įteikimo, gavimo, perdavimo. Antstolis taip pat turi užtikrinti tinkamą šių dokumentų saugojimą ir tvarkymą.
Visų pirmą, nors ir nebereikia suderinti apyrašų su Antstolių rūmais, neužleiskite dokumentų tvarkymo. Įvertinę dokumentus už praėjusius metus žinosite, ar reikia kažką pataisyti, užbaigti, galbūt kažkokie dokumentai padėti ne į savo vietą. Tuomet, kai dokumentus įvertinsite pasiskirkite laiką dokumentams sutvarkyti. Įvertinę ir sutvarkę dokumentus už praėjusius metus žinosite, kad galite būti ramūs ir galėsite imtis tvarkyti naujų dokumentų.
Antstolio dokumentai tvarkomi pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro nustatytus reikalavimus praėjus vieniems kalendoriniams metams nuo dokumentų bylų užbaigimo, tačiau tai nereiškia, kad dokumentus galite laikyti „palaidus“ visus metus.
2 patarimas
Susidarykite dokumentų tvarkymo grafiką
Norėdami įsivertinti, ar Jūsų dokumentai tvarkomi tinkamai, turite atlikti ne tik dokumentų ekspertizę, bet ir nusistatyti dokumentų tvarkymo grafiką, pvz. tvarkote dokumentus už praėjusias 2 savaites, arba tvarkote šios dienos dokumentus, tačiau tai yra tik tokiu atveju, jei nesate “prikaupę” nesutvarkytų dokumentų. Dokumentų tvarkymas nėra tik jų sudėjimas tvarkingai į vieną vietą, turite peržiūrėti bylų indeksus, dokumentų numerius ir datas, viską susisteminti. Todėl ir norint įsitikinti, ar Jūsų dokumentai yra tinkamai tvarkomi turite žinoti, kurie dokumentai yra sutvarkyti, suarchyvuoti, o kurie dar laukia savo eilės.
Pasibaigus vykdomųjų bylų saugojimo terminui antstolis kiekvienais kalendoriniais metais iki kovo 31 d. AIS tvarkytojui pateikia sąrašą vykdomųjų bylų, kurių sunaikinti negalima dėl to, kad teisme nagrinėjamos su šiomis vykdomosiomis bylomis susijusios bylos arba yra kitų objektyvių aplinkybių, dėl kurių nurodytos vykdomosios bylos negali būti sunaikintos. Šios vykdomosios bylos, vykdomųjų bylų dokumentai, jų kopijos ir vykdomųjų bylų duomenys, ir su jomis susiję duomenys sunaikinami remiantis Taisyklėmis. Tuomet sudarę savo dokumentų tvarkymo grafiką galite pasisikirti ir laiką dokumentų naikinimui.
3 patarimas
Paskirkite atsakingą asmenį dokumentų tvarkymui
Paskirdami asmenį dokumentų tvarkymui Jūs galėsite gauti susistemintą informaciją apie tai, kokia yra Jūsų dokumentų būklė, kaip sekasi archyvuoti Jūsų dokumentus. Taip pat, paskyrus atsakingą asmenį, arba pasamdžius licencijuotą dokumentų tvarkytoją, Jūs galėsi būti tikras, kad Jūsų dokumentai yra tvarkomi atsakingai ir tikslingai, o ne pribėgamai.
4 patarimas
Sudarykite tinkamas sąlygas dokumentams saugoti
Dokumentų tvarkymas ir archyvavimas neapsiriboja vien dokumentų sudėjimu į jiems reikiamas bylas, bet ir tuo, kad tokiu būdu yra užtikrinamas dokumentų saugumas.
2007-07-25 LR teisingumo ministro įsakymas “Dėl Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 2002 m. rugsėjo 23 d. įsakymo Nr. 254 „Dėl Reikalavimų antstolio (antstolių) darbo vietai bei darbo laikui patvirtinimo” pakeitimo” nurodo, kad antstolio (antstolių) kontoroje turi būti šios atskiros patalpos: antstolio kabinetas (jeigu antstolių kontoroje dirba du ir daugiau antstolių, kiekvienas jų privalo turėti atskirą kabinetą), patalpa kontoros personalui, laukiamasis, archyvo patalpa, sanitarinis mazgas. Reikalavimas turėti atskirą archyvo patalpą netaikomas, jei antstolis yra sudaręs sutartį su archyvavimo paslaugas teikiančia įmone dėl dokumentų saugojimo.
Tai reiškia, kad antstolio archyvo patalpa privalo atitikti priešgaisrinės saugos, higienos, nekilnojamųjų kultūros vertybių apsaugos reikalavimus, turi būti įrengta apsaugos signalizacija. Turi būti užtikrinama, kad dokumentai nepelytų, nesudrėktų ir būtų kaip įmanoma labiau apsaugoti nuo jų sugadinimo ir dingimo.
Jeigu antstolis neturi daug vietos savo kontoroje visada puikus sprendimas yra perduoti dokumentus saugoti licenciją saugojimui turinčiam archyvui. Tačiau tam reikia paruošti dokumentų apyrašus ir dokumentų perdavimo aktus.
5 patarimas
Sudarykite dokumentų apyrašus
Daugybė dokumentų ir vykdomųjų bylų, kalnai užbaigtų ir neužbaigtų bylų. Kaip nepasimesti dokumentų daugybėje?
Sudarykite dokumentų apyrašus už praėjusius metus ir turėsite tinkamą rodyklę dokumentų paieškai, taip pat, galėsite lengvai perduoti dokumentus saugoti archyvui. Dokumentų perdavimas nėra įmanomas be dokumentų apyrašų. Dokumentų apyrašuose yra susisteminta informacija pagal bylų indeksus, dokumentų numerius ir datas. Sudarę dokumentų apyrašus, perdavę saugoti juos archyvų, turėsi daugiau laisvos vietos ir aiškumo, kas kur yra, bus daug lengviau tvarkytu naujus turimus dokumentus ir jausitės saugūs, kad dokumentai yra tinkamai saugomi ir reikalui esant, bet kuriuo darbo metu galėsite gauti dokumentų kopijas, ar pačius dokumentus.
Taip pat, nepamirškite ir dokumentų naikinimo aktų – pasibaigus nustatytam bylos, išskyrus vykdomąsias bylas, saugojimo terminui, atlikite bylos dokumentų vertės ekspertizę ir priimkite sprendimą dėl tolesnio jų saugojimo ar sunaikinimo pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro nustatytus bendruosius dokumentų tvarkymo ir apskaitos reikalavimus.
Pasinaudoję visais šiais patarimais galėsite lengviau įsivertinti savo archyvą ir dokumentų padėtį, o kilus klausimams visada galite kreiptis į profesionalus. Nepamirškite, kad ir pusė tinkamo dokumentų tvarkymo darbo yra geras dokumentacijos planas, antstolio dokumentai turi būti sisteminami ir dedami į bylas pagal antstolio kasmet sudaromą dokumentacijos planą.