Turiu daug susikaupusių dokumentų, kuriuos manau mano darbuotojai gerai tvarko…
Viena didžiausių klaidų, kurias galėtų padaryti notaras arba antstolis.
Dažniausiai notaro biuro arba antstolio kontoros darbuotojai neturi tam tikrų specifinių žinių, arba dokumentai buvo tvarkomi asmens, kuris tų žinių neturėjo ir tai tapo įprasta biuro ar kontoros praktika. Su laiku dokumentų kiekis didėja, proporcingai didėja ir klaidų skaičius, kai tai atlieka ne specializuoti profesionalai, jų archyvavime.
Jūsų biurui, kontorai reikalinga dokumentų archyvavimo politika, siekiant apsaugoti įrašus ir dokumentus, laikytis reguliavimo ir teisinių gairių ir palengvinti kasdienes operacijas.
Notarams ir antstoliams kasdiena tenka ieškoti kelerių metų senumo dokumentų, kuriuos jie patvirtino, dažniausiai tai būna varginantis ir nerimą keliantis procesas. Paveldėjimo bylų užsakymas, ar vykdomųjų dokumentų paieška, kelia stresą ne tik Jums, bet ir Jūsų darbuotojas.
Jei galite šią situaciją pritaikyti ir sau arba norite, kad tai neįvyktų, Jums reikia dokumentų archyvavimo plano turimiems dokumentams. Peržvelgsime toliau nurodytus šešis veiksmus, kad padėtume Jums pradėti naudoti geriausią dokumentų valdymo praktiką.
Kaip minėjome, jeigu Jūsų archyvas yra tvarkomas specializuotų profesionalų dokumentų paieška tampa tiesiog vienu iš daugelio techininių darbų dienoje.
Apžvalga: Kas yra dokumentų archyvavimas?
Dokumentų archyvavimas yra procesas, kurio metu statiniai įrašai saugomi tol, kol juos reikės pasiekti ateityje. Pagrindinis žodis čia yra „statinis“, nes archyviniai dokumentai yra pastovūs ir nekintantys.
Pavyzdžiui, jei derasi dėl sutarties su pardavėju ir siunčiate kelis juodraščius pirmyn ir atgal, turite reikalų su dinamišku dokumentu. Tačiau pasirašius sutartį tai yra nuolatinis, statinis įrašas.
Fiksuotas ir dinaminis skirtumas taip pat yra svarbus skirtumas tarp archyvuotų duomenų ir atsarginės kopijos saugyklos, kurios, žmonių manymu, yra tas pats dalykas.
Štai skirtumas: archyvuoti dokumentai nesikeičia, duomenų atsarginė kopija yra laikina ir skirta suteikti fiksuotą atkūrimo tašką, jei failai yra sugadinti arba prarasti. Atsarginės kopijos duomenys bus periodiškai perrašomi, paprastai kiekvieną dieną ar savaitę, kaip tinklo ar svetainės valdymo dalis.
Įdiegę dokumentų archyvavimo procesą, kuris yra bendros turinio valdymo politikos dalis, gausite daug naudos:
- Atlaisvina vietą – dauguma biurų, kontorų dokumentų paieška užtrunka mažiausiai mėnesiais, todėl tinkamai archyvuojant sutrumpėja dokumento paieškos apdorojimo laikas ir atsiranda daugiau vietos saugykloje, kadangi dokumentai yra perduodami į tinkamas dokumentų saugyklas.
- Sumažina išlaidas – archyvinių dokumentų saugojimas kainuoja priklausomai nuo turimų dokumentų kiekio. Naudojantis profesionalų paslaugomis šios išlaidos proporcingai mažėja, kadangi naudojant specialią dokumentų archyvavimo sistemą dokumentai, kurių saugojimo terminas yra pasibaigęs, yra tinkamai sunaikinami.
- Suteikia ramybę – naudojantis specialia dokumentų archyvavimo sistema, žinosite kur rasti visus reikiamus dokumentus ir informacija apie juos, galėsite lengvai užsakyti dokumentus iš archyvo. Taip pat, galėsite lengvai juos perduoti saugoti archyvui.
Kaip įdiegti dokumentų valdymo sistemą savo dokumentams archyvuoti?
Dokumentų archyvavimas nėra vienkartinė veikla. Turite skirti išteklių dokumentų archyvui sukurti ir jo priežiūrai. Tai bus vienas iš nuolatinių Jūsų biuro, kontoros biudžeto eilutės elementų, tačiau pirmiau nurodyta nauda Jums daugiau, kad kompensuos išlaidas, nei pateisins, nes tai yra investicija į sėkmingą Jūsų biuro ir kontoros gyvavimo laiką.
1 žingsnis: pradinis įvertinimas
Nustatykite savo esamą dokumentų sistemą ir tvarkymo procesą. Ar tai sistemingas dokumentų tvarkymas, ar pavieniai prisėdimai, kada yra laisvo laiko ar šių dviejų derinys? Tai apima, kaip kiekvienas Jūsų turimas dokumentas sukuriamas, gaunamas, apdorojamas, saugomas ir ištrinamas, sunaikinamas.
Taip pat turite inventorizuoti esamus įrašus, kad nustatytumėte dokumentų kiekį. Visus dokumentus turėtumėte suskirstyti į kategorijas pagal funkcijas, taip pat pagal apyrašus ir dokumentacijų planus, įskaitant finansinius, personalo, draudimo, siuntimo ir gavimo dokumentus ir pan.
2 veiksmas: nustatykite tikslus ir vaidmenis
Aiškiai nurodykite savo dokumentų archyvavimo tikslus. Ar norite sumažinti kasdienes veiklos išlaidas? Pasiekti įrašų saugojimo ir duomenų saugumo atitiktį? Leisti kasdieniams biuro procesams veikti efektyviau? Ar galite lengviau pasiekti senesnius įrašus naudodami internetinę dokumentų saugyklą, dokumentų apyrašus? Patobulinti biuro, kontoros metriką?
Žinoma, Jums tikriausiai patiktų visi šie dalykai, bet Jums reikia aiškiai nustatyti jų prioritetus, kad archyvavimo pastangos būtų tinkamos.
Taip pat turite nustatyti organizacinius vaidmenis. Kas prižiūrės pradinį archyvavimo procesą ir valdys jį toliau? Kokius leidimų lygius naudosite norėdami apriboti prieigą prie archyvuotų duomenų? Kaip skatinsite, kad visi darbuotojai laikytųsi reikalavimų?
3 veiksmas: įgyvendinkite saugojimo grafiką
Kai žinosite savo archyvavimo tikslus ir nustatysite, kas įgyvendins ir prižiūrės Jūsų archyvavimo politiką, nusimatykite ir pasitvirtinkite biuro, kontoros dokumentacijos planą.
Turite saugoti visus dokumentus pagal griežtai jiems nurodytus dokumentų saugojimo terminus ir indeksus.
Nerasite vietos kūrybai, tai yra labai specifiniai ir griežti nurodymai. Viena nykščio taisyklė, kurią turite žinoti: jokiu būdu neatidėlioti dokumentų tvarkymo ir archyvavimo iki tokio taško, kad nebėra kur dėti “palaidų” dokumentų.
Tuomet suarchyvavę visus dokumentus, pagal jų saugojimo rodyklę, turite peržvelgti kokius dokumentus turite sunaikinti, sunaikinkite visus dokumentus, kurių nereikia archyvuoti arba kurie niekada nebus visam laikui saugomi, pvz., nepageidaujamas paštas, tiekėjų katalogai ir kopijos.
Kad sumažintumėte galimą atsakomybę, pasamdykite licencijuotą dokumentų tvarkytoją, kuris yra įtrauktas į Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos licencijuotų paslaugų teikėjų sąrašą, kuris saugiai transportuotų, sunaikintų ir vėliau pašalintų likusią medžiagas.
4 veiksmas: suarchyvuokite ir suskaitmeninkite popierinius failus
Suarchyvuodami visus dokumentus, sumažinsite išlaidas ir taip reikalingą saugyklos vietą, pagerinsite dokumentų organizavimą ir lengvesnę prieigą prie dokumentų. Galbūt norėsite saugoti įrašus ir dokumentus, o galbūt norėsi juos visus perduoti saugoti archyvui.
Archyvuojant dokumentus su profesionalų pagalba bus gaunami nuoseklesni rezultatai, nei pasikliaunant neapmokamu biuro ar kontoros praktikantu, ar darbuotoju, kuriam toks paskirtas darbas nėra jo tiesioginės pareigybės.
Norėdami garantuoti prieigą prie dokumentų, išsaugokite apyrašus failų formatais: PDF ir ODT dokumentams, Word, Excel ir fiziniais dokumentų failas, kuriuos laikysite pas save biure ar kontoroje.
Jei išsaugosite failus patentuotu formatu, ateityje galbūt negalėsite jų atidaryti, nes programinė įranga nebepasiekiama arba nebeturite jos naudojimo licencijos.
Taip pat, naudokite tinkamą dokumentų archyvavimo sistemą ir savo kompiuteryje, kad lengvai galėtumėte pasiekti informaciją. Kiekvienam skaitmeniniam failui naudokite jo metaduomenis, papildomą informaciją apie jo turinį.
Metaduomenų naudojimas padės tvarkyti failus ir vėliau pasiekti, nes galite įtraukti informaciją, pvz., dokumento pavadinimą, autorių, trumpą aprašymą, raktinius žodžius ir kt. Metaduomenys paprastai pasiekiami dešiniuoju pelės klavišu spustelėjus failą ir pasirinkus „Ypatybės“ arba „Gauti informaciją“, atsižvelgiant į naudojamą operacinę sistemą.
5 veiksmas: pasirinkite saugyklos teikėją
Saugiausias dokumentų archyvavimo būdas yra popierinė kopija arba elektroninis duomenų saugojimas per trečiosios šalies teikėją, tačiau notarai ir antstoliai privalo perduoti saugoti savo dokumentus licencijuotose dokumentų saugyklose fiziškai.
Šios licencijuotų saugyklų patalpos bus apsaugotos nuo daugelio žmogaus sukeltų ir gamtos įvykių, įskaitant neteisėtą prieigą, vagystes, potvynius ir žemės drebėjimus. Notarų rūmai dokumentų saugojimo vietai yra pasirinkę Archyvų sistemas – Iron Mountain. Antstoliai savo dokumentus gali perduoti saugojimui miesto archyvams.
Elektroninė duomenų saugykla suteikia tris pagrindines parinktis: diską, juostą ir debesį. Kiekvienas iš jų turi savo privalumų ir trūkumų, susijusių su ilgalaikiu vientisumu, saugumu ir lengva prieiga naudojant įrašų valdymo programinę įrangą. Apsvarstykite galimybę naudoti du metodus kartu, kad užtikrintumėte duomenų dubliavimą. Tačiau, kaip minėjome aukščiau, elektroninė duomenų saugykla yra tik papildoma dokumentų saugojimo priemonė notarams ir antstoliams.
6 veiksmas: įvertinkite vidinius procesus ir išorinę saugyklą
Dokumentų saugojimas ir archyvavimas yra nuolatinis procesas. Vykdydami bendrą politiką, kiekvienais metais peržiūrėkite procedūras, kad pamatytumėte, kaip jos veikia, ir atlikite reikiamus pakeitimus.
Visi darbuotojai turi padaryti savo darbą, kad užtikrintų veiksmingą dokumentų saugojimą ir archyvavimą. Naudokite komunikacijos strategijas, tokias kaip politikos apžvalga darbuotojo priėmimo metu ir kvalifikacijos kėlimo kursai kiekvienais metais kartu su kitais privalomais mokymais.
Galiausiai periodiškai peržiūrėkite prieigą prie archyvuotos medžiagos ir jos vientisumą. Paskutinis dalykas, kurio norite, yra informacijos, reikalingos teisinei bylai, mokesčių auditui arba po stichinės nelaimės, kad sužinotumėte, ar kilo problemų dėl jūsų archyvo saugyklos.
Kodėl turėčiau archyvuoti savo dokumentus?
Perkeliant dokumentus iš biuro ar kontoros fiziškai į dokumentų saugyklą padidėja Jūsų biuro ar kontoros saugyklos vietos. Tai taip pat sumažina biuro ir kontoros išlaidas ir pagerina kasdienių procesų greitį. Dokumentų archyvavimas taip pat užtikrina, kad laikysitės vyriausybės reglamentų dėl įrašų saugojimo ir duomenų saugumo.
Kuo skiriasi dokumentų saugojimas kompiuteryje ir archyvavimas?
Duomenų saugykla yra laikina, skirta dinaminių failų kopijoms pateikti, jei duomenys sugadinami arba prarandami. Archyvuoti duomenys yra fiksuoti ir, nors ateityje gali prireikti juos pasiekti, jie nepasikeis. Archyvuoti dokumentai yra saugomi fiziškose dokumentų saugyklose.
Kaip turėtų būti archyvuojami dokumentai?
Dokumentų popierinės kopijos gali būti archyvuojamos, o skaitmeninės versijos – diskuose, juostose arba debesyje. Svarbūs dokumentai turėtų būti saugomi bent dviem formatais vienoje ar keliose patalpose esančiose patalpose. Notarų ir antstolių dokumentams yra numatyti saugojimo terminai, dokumentai turi būti laikomi metalinėse spintose, arba seifuose patalpose, kuriose yra įrengtos priešgaisrinės ir apsaugos sistemos.
Nelaukite, kol prasidės dokumentų archyvavimas
Dokumentų valdymas yra panašus į draudimą: nenorėkite laukti, kol ištiks krizė, kad suprastumėte, kad Jums to reikia. Suformuluokite ir įgyvendinkite savo fizinių ir skaitmeninių dokumentų valdymo ir archyvavimo politiką dabar, nelaikykite nesuarchyvuotų dokumentų iki tol kol “turėsite” laiko juos suarchyvuoti, nes kaip visi žinome dokumentai niekada nesibaigs, o jų tik daugės, kaip ir Jūsų nerimo dėl jų.Jūsų archyvuoti įrašai bus ne tik saugiai saugomi, bet ir sumažinsite savo dokumentų saugojimo išlaidas, padidinsite atitiktį reikalavimams ir turėsite lengvesnę prieigą prie senesnės informacijos, galėsite ramiau atsipūsti.